Verklagsreglur fyrir

Eftirlitsnefnd um jafnan aðgang fjarskiptafyrirtækja.

I. kafli

Hlutverk og starfsemi eftirlitsnefndarinnar

1. gr.

Tilgangur og markmið

Í samræmi við ákvörðun Samkeppniseftirlitsins nr. 6/2013 frá 26. mars 2013 þar sem fjallað er um breytingar á skipulagi Skiptasamstæðunnar og aðrar aðgerðir til að efla samkeppni á fjarskiptamarkaði, var sett á fót sérstök eftirlitsnefnd, sbr. 23. gr. ákvörðunarinnar, sem hefur það hlutverk að hafa eftirlit með fyrirmælum sáttarinnar. Vegna sameiningar Skipta hf. og Símans hf. var sáttin endurskoðuð og breytt með ákvörðun Samkeppniseftirlitsins nr. 6/2015 frá 4. júní 2015 og ber nú heitið „Skipulag Símasamstæðunnar og aðgerðir til að efla samkeppni á fjarskiptamarkaði – Breyting á ákvörðun nr. 6/2013“. Þá fól ákvörðun Samkeppniseftirlitsins nr. 20/2015 í sér breytingu á skilyrðum vegna eignarhalds Símans á Skjánum og niðurfellingu ákvörðunar nr. 10/2005. Eftirlitsnefndinni er ætlað hlutverk bæði í ákvörðun nr. 6/2015 og 20/2015 og er verklagsreglum þessum ætlað að setja ramma utan um verklag nefndarinnar á grundvelli beggja sáttanna.

Markmið eftirlitsnefndarinnar er að stuðla að því að skapa traust aðila á markaði með því að sjá til þess að Síminn hf.; þ.m.t. Sjónvarp Símans auk Mílu ehf. starfi í fullu samræmi við skilyrði sáttanna og að markmið þeirra nái að öðru leyti fram að ganga. Meginhlutverk eftirlitsnefndarinnar er að fylgjast með því að markmið sáttanna; þ.á m. um jafnan aðgang fjarskiptafyrirtækja að kerfum, tæknilausnum og þjónustu heildsölu Mílu og heildsölu Símans séu uppfyllt.

2. gr.

Sjálfstæði, óhæði og hæfi.

Eftirlitsnefndin starfar og tekur ákvarðanir algerlega óháð Símanum hf. og Mílu ehf., þó kostnaður vegna nefndarinnar sé greiddur af félögunum, sem hluti af þeim skyldum sem sáttirnar kveða á um.

Allir nefndarmenn skulu á starfstíma sínum leggja sig fram við það eftir bestu vitund og samvisku að halda óhæði sínu gagnvart þeim aðilum sem hagsmuna hafa að gæta vegna sáttanna.

Telji nefndarmaður sig á einhverjum tíma ekki vera óháður í skilningi 3. mgr. 4. gr. sáttar samkvæmt ákvörðun nr. 6/2015 skal hann tilkynna öðrum nefndarmönnum um það við fyrsta tækifæri. Sama á við ef breytingar hafa orðið á högum nefndarmanns sem valda mögulegum hagsmunatengslum sem leitt geta til vanhæfis til meðferðar mála.

3. gr.

Fundir - hlutverk einstakra nefndarmanna.

Formaður nefndarinnar boðar fundi eftir þörfum. Nefndin skal halda fundi eftir því sem þörf krefur.

Formaður nefndarinnar er talsmaður hennar.

Formaður nefndarinnar skal skipa ritara úr hópi nefndarmanna sem heldur fundargerð um alla fundi nefndarinnar. Fundargerð hvers fundar skal samþykkt og undirrituð af nefndarmönnum á næsta fundi á eftir. Fundargerðir eru ekki opinberar. Fundir eftirlitsnefndarinnar eru lögmætir séu allir nefndarmenn viðstaddir. Þó er einum eða fleiri nefndarmönnum heimilt að taka þátt í fundi í gegnum síma, fjarfunda- eða annarskonar fjarskiptabúnað. Nefndin skal reyna að komast að einróma niðurstöðu en sé það ómögulegt þá skal meirihluti atkvæða ráða niðurstöðu.

Heimilt er að taka ákvarðanir milli funda ef brýn þörf er á ákvarðanatöku.

4. gr.

Kostnaður.

Nefndinni skal heimilt að stofna til annars kostnaðar en þóknunar nefndarmanna s.s. vegna þekkingar- eða upplýsingaöflunar, skoðana eða rannsókna eftir því sem nefndin telur þörf á. Áður en til slíks kostnaðar verður stofnað skal leita samþykkis Símans hf. Komi til þess að Síminn neiti að verða við umleitun nefndarinnar skal synjunin tilkynnt til Samkeppniseftirlitsins.

5. gr.

Heimasíða – sending gagna, varðveisla og aðgangur.

Nefndin skal halda dagbók yfir alla fundi sem hún heldur með þriðju aðilum. Nefndin skal auk slíkra dagbókarfærslna og fundargerða varðveita öll þau gögn sem henni berast í rafrænu gagnaherbergi. Ritari nefndarinnar hefur umsjón með varðveislu gagnanna.

Nefndin er ekki stjórnvald eða handhafi stjórnsýsluvalds í skilningi stjórnsýslulaga nr. 37/1993 eða upplýsingalaga nr. 140/2102 og því gilda ákvæði laganna um aðgang að málsgögnum ekki um gögn eftirlitsnefndarinnar eða erindi sem nefndinni berast.

Nefndin skal halda úti heimasíðu og rafræna póstfanginu ejaf@ejaf.is, en öll erindi og gögn skal annaðhvort senda með tölvupósti á póstfangið eða á heimili formanns nefndarinnar.

6. gr.

Almennt um hlutverk nefndarinnar.

Í samræmi við 24. gr. sáttarinnar er hlutverk eftirlitsnefndarinnar að:

a. Fylgjast með innleiðingu sáttarinnar.

b. Taka við kvörtunum og/eða ábendingum frá fjarskiptafyrirtækjum sem telja að ekki hafi verið farið að sáttum samkvæmt ákvörðunum Samkeppniseftirlitsins nr. 6/2013, 6/2015 og 20/2015 og kjósa að senda eftirlitsnefndinni erindi þar að lútandi.

c. Hafa eftirlit með því að fyrirmælum í skilyrðum sáttanna sé fylgt. Er nefndinni í því sambandi heimilt að veita Mílu og viðskiptavinum þess félags fyrirfram leiðsögn um túlkun skilyrðanna að því marki sem það er framkvæmanlegt.

d. Upplýsa og tilkynna Símanumum það hvernig farið er að skilyrðum sáttar samkvæmt ákvörðun nr. 6/2015 með sérstaka áherslu á jafnræðiskvaðir Mílu og heildsölu Símans.

e. Koma með tillögu til Símans eða viðkomandi dótturfélaga um að grípa til tiltekinna aðgerða eða láta af tiltekinni háttsemi. Til að taka af allan vafa hefur nefndin ekki vald til að mæla fyrir um eða hafa áhrif á viðskiptalegar eða stjórnunarlegar ákvarðanir Símans eða dótturfélaga hans. Leggja mat á hvort félögin hafi gripið til fullnægjandi ráðstafana í því skyni að tryggja að markmið og skilyrði þessarar sáttar nái fram að ganga.

f. Greina Samkeppniseftirlitinu frá því ef nefndin verður vör við að skilyrði sáttar þessarar kunni að hafa verið brotin.

g. Gera skýrslu um framkvæmd og eftirlit sem og lausn á ágreiningsmálum á hverju ári sem skal vera aðgengileg á sama eða svipuðum tíma og ársreikningar Símans. Skýrslan skal lögð fyrir stjórn Símans og send Samkeppniseftirlitinu og Póst- og fjarskiptastofnun en skal lúta trúnaði. Í því felst að skýrslan sé ekki gerð opinber og aðgengileg gagnvart þriðja aðila. Stjórnir Símans og Mílu skulu fá aðgang að þeim hluta skýrslunnar sem fjallar um starfsemi þeirra félaga.

h. Regla g. liðar um trúnað kemur ekki í veg fyrir að Samkeppniseftirlitið styðjist við skýrslu eftirlitsnefndar við rannsókn ætlaðra brota. Gilda þá almennar reglur um trúnað og aðgang að gögnum í stjórnsýslumálum.

Nefndin skal ávallt gæta þess að Síminn og Míla fái hæfilegan frest til að tjá sig um það ef hún telur að skilyrði sáttar þessarar kunni að hafa verið brotin áður en það yrði kynnt fyrir Samkeppniseftirlitinu.

7. gr.

Aðgangsstýring.

Eftirlitsnefndin skal staðfesta að nauðsynleg aðgangsstýring tengd upplýsingakerfum, húsnæði og öðru sambærilegu sé tryggð hverju sinni af Símanum, Sjónvarpi Símans og Mílu, í samræmi við ákvæði sáttanna, sbr. einkum ákvæði 5, 6 og 13 í sátt samkvæmt ákvörðun nr. 6/2015 og 2. og 4. gr. sáttar samkvæmt ákvörðun nr. 20/2015. Er það m.a. gert til að fyrirbyggja leka á trúnaðarupplýsingum og hagsmunaárekstra milli félaganna.

8. gr.

Þjónustusamningar.

Eftirlitsnefndinni skal tilkynnt um alla þjónustusamninga sem falla undir 5. og 6. gr. sáttar samkvæmt ákvörðun nr. 6/2015 eigi síðar en viku eftir að þeir hafa verið gerðir. Eftirlitsnefndin skal hafa aðgang að öllum þjónustusamningum sem falla undir sáttirnar og skal fara yfir þá með tilliti til þess hvort ákvæði þeirra fari á einhvern hátt gegn fyrirmælum sáttarinnar eða samkeppnislögum.

9. gr.

Viðmiðunartilboð og samningar.

Eftirlitsnefndin skal fá til umsagnar öll viðmiðunartilboð og samninga í samræmi við ákvæði 15. gr. sáttar samkvæmt ákvörðun nr. 6/2015 sem fjallar um aðgang að sjónvarpsþjónustu Símans (IPTV). Telji þjónustukaupandi að hlutlægni eða jafnræðis skv. 14. gr. sáttarinnar hafi ekki verið gætt við afgreiðslu á beiðni um aðgang eða í skilmálum og kjörum skv. 15. gr. er honum heimilt að senda eftirlitsnefndinni erindi þar að lútandi. Skal nefndin taka erindið til afgreiðslu í samræmi við 24. gr. sáttarinnar sbr. 15. gr. verklagsreglna þessara.

10. gr.

Þjónustuver.

Í samræmi við 21. gr. sáttarinnar sem fjallar um þjónustuver Símans tekur eftirlitsnefndin við erindum ef fjarskiptafyrirtæki telur að hlutlægni eða jafnræði hafi ekki verið gætt í starfsemi þjónustuversins. Skal nefndin þá meta hvort verklagsreglur þjónustuvers Símans, eða eftirfylgni með þeim, séu fullnægjandi. Eftirlitsnefndin getur óskað eftir því að fá í hendur upptökur af þjónustusímtölum og skal Síminn láta henni þær í té, ásamt öðrum gögnum sem nefndin telur nauðsynleg.

11. gr.

Upplýsingaöflun og skoðanir.

Í þeim tilgangi að sannreyna hvort félög Símasamstæðunnar hafi farið að sáttinni og til að sannreyna hvort eitthvað í rekstri félaganna fari gegn sáttunum skal nefndin ýmist kalla eftir upplýsingum frá félögunum og/eða þegar það á við framkvæma skoðun; eftir atvikum með því að fara á vettvang ef svo ber undir. Upplýsingaöflun, úttektir og skoðanir samkvæmt þessari grein skulu unnar eins og mögulegt er með þeim aðila sem Síminn tilnefnir á hverjum tíma til samskiptanna í samræmi við 18. gr. verklagsreglna þessara.

II. kafli

Kvartanir, ábendingar og fyrirspurnir

12. gr.

Almennt um kvartanir, ábendingar og fyrirspurnir.

Til að tryggja aðilum á markaði leið til að fá skjótari úrlausn sinna mála en samkvæmt hefðbundnum úrræðum, er eftirlitsnefndinni falið það hlutverk að taka við kvörtunum og/eða ábendingum frá fjarskiptafyrirtækjum, sem telja að ekki hafi verið farið að sáttinni. Þá er fjarskiptafyrirtækjum heimilt að senda nefndinni fyrirspurnir um málefni sem varða sáttina.

Kvartanir, ábendingar og fyrirspurnir skulu vera skriflegar og sendar til formanns nefndarinnar. Heimilt er að beina kvörtunum, ábendingum og fyrirspurnum á vefpóstfangið ejaf@ejaf.is.

13. gr.

Skráning.

Kvartanir, ábendingar og fyrirspurnir skulu skráðar í málaskrá eftirlitsnefndarinnar. Þar skulu jafnframt vistuð öll gögn sem henni tengjast. Komi upp vafi um það hvað skal skráð í málaskrá skal fara að fyrirmælum formanns nefndarinnar um það atriði.

14. gr.

Málsmeðferð.

Nefndin skal þegar í stað kynna sér efni innkominna erinda og taka afstöðu til fyrstu viðbragða við þeim. Óski sá sem sendir inn erindi eftir því að trúnaðar sé gætt um nafn hans, skal hann taka það skýrt fram í erindi sínu. Nefndin skal ljúka afgreiðslu kvartana og ábendinga svo fljótt sem mögulegt er með ákvörðun um hvort hún telji kvörtunina eða ábendinguna eiga við rök að styðjast eða ekki. Fyrirspurnum skal svarað svo fljótt sem auðið er. Nefndin getur afgreitt kvörtun eða ábendingu með því að gera tillögu til Símans eða viðkomandi dótturfélaga um að grípa til tiltekinna aðgerða eða láta af tiltekinni háttsemi. Hvort heldur kvörtun eða ábending sem nefndin telur eiga við rök að styðjast hefur leitt til aðgerða eða breytinga í samræmi við tillögu nefndarinnar eða ekki skal málinu lokið að hálfu nefndarinnar með bókun þar að lútandi og tilkynningu til þess sem erindið sendi. Gera skal grein fyrir öllum afgreiðslum nefndarinnar á kvörtunum og ábendingum í árlegri skýrslu sem send skal til Samkeppniseftirlitsins, Póst- og fjarskiptastofnunar og Símans þegar þeim hefur verið lokið. Gæta skal að því að fella út trúnaðarupplýsingar þar sem það á við, sbr. g-lið 24. gr. sáttarinnar. Þá skal almennt birta reifun af öllum afgreiðslum nefndarinnar á heimasíðu hennar.

15. gr.

Önnur úrræði kvartenda.

Ákvæði sáttanna um eftirlitsnefndina fela ekki með neinum hætti í sér framsal á valdi og skyldum Samkeppniseftirlitsins eða annarra eftirlitsaðila. Geta aðilar á markaði því eftir sem áður beint ábendingum og kvörtunum til Samkeppniseftirlitsins, Póst- og fjarskiptastofnunar eða annarra stjórnvalda. Eftirlitsnefndin skal ávallt upplýsa kvartanda og Símann eða viðkomandi dótturfélag Símans um möguleikann á því að bera ágreining undir viðeigandi stjórnvald eða dómstóla, uni viðkomandi ekki úrlausn eftirlitsnefndarinnar.

III. kafli

Ýmis ákvæði

16. gr.

Tilkynningarskylda.

Verði eftirlitsnefndin vör við að skilyrði sáttanna kunni að vera brotin skal hún gera Samkeppniseftirlitinu grein fyrir því sem fyrst sbr. f. lið 24. gr. sáttar samkvæmt ákvörðun nr. 6/2015. Eftirlitsnefndin skal jafnframt tilkynna Samkeppniseftirlitinu ef nefndin eða einstakir meðlimir hennar telja að unnið sé gegn markmiði sáttarinnar eða skilyrðum sáttanna.

Til að tryggja að Samkeppniseftirlitið fái upplýsingar um öll mál nefndarinnar ber nefndinni einnig að skila árlegri skýrslu, sbr. g. lið 24. gr. sáttarinnar, þar sem fjallað er um framkvæmd, eftirlit og lausn á ágreiningsmálum hverju sinni.

Til að tryggja að mikilvægar trúnaðarupplýsingar í skýrslunni fari ekki á milli félaga innan samstæðunnar í andstöðu við markmið og skilyrði sáttarinnar er sérstaklega kveðið á um það í sátt samkvæmt ákvörðun nr. 6/2015 að stjórnir Símans og Mílu fái einungis aðgang að þeim hluta skýrslunnar sem fjallar um starfsemi þeirra félaga.

17. gr.

Trúnaður.

Meðlimir eftirlitsnefndarinnar skulu gæta trúnaðar í samræmi við ákvæði beggja sáttanna.

18. gr.

Innri endurskoðandi Símans.

Innri endurskoðandi Símans skal annast upplýsingaöflun og veita eftirlitsnefndinni aðra nauðsynlega aðstoð þannig að hún geti sinnt hlutverki sínu. Innri endurskoðandi Símans skal veita nefndinni öll þau gögn og upplýsingar sem nefndin óskar eftir í samræmi við sáttina. Nefndinni skal m.a. heimilt að óska eftir því við Innri endurskoðanda Símans að hann hlutist til um framkvæmd skriflegrar eða munnlegrar skýrslugjafar starfsmanna Símans eða Mílu. Beiðni nefndarinnar um gögn og upplýsingar skal beint skriflega til Innri endurskoðanda Símans; eftir atvikum með tölvupósti. Innri endurskoðandi skal afhenda nefndinni upplýsingarnar eða gögnin innan þeirra tímamarka sem nefndin ákveður.

Í samráði við eftirlitsnefndina og viðkomandi félag, Símann eða Mílu, skal Innri endurskoðandi gera tillögu að skýrsluformi sem notað er til þess að fylgjast með því að kvöðum sáttarinnar sé fylgt. Nefndin fellst á að lögfræðingur Símans gegni því hlutverki sem Innri endurskoðanda Símans er ætlað samkvæmt sáttunum.

19. gr.

Gildistaka – endurskoðun.

Verklagsreglur þessar taka gildi um leið og þær hafa verið samþykktar af Símanum og Samkeppniseftirlitinu að höfðu samráði við Póst- og fjarskiptastofnun. Gildistökudags skal getið í endanlegri útgáfu reglnanna. Nefndin skal endurskoða verklagsreglurnar eftir þörfum og skal sömu formreglum fullnægt við allar breytingar á reglunum.

Samþykkt á fundi nefndarinnar 5. júlí 2017 að undangengnum umsögnum Símans og Samkeppniseftirlitsins.